O cartão corporativo é uma ferramenta que facilita às empresas gerenciarem suas despesas, proporcionando maior eficiência operacional e controle de gastos. Tanto que o uso desse meio de pagamento tem crescido bastante nos últimos anos.

No universo das indústrias, atacados e distribuidores é extremamente comum os vendedores do time de field sales se deslocarem até seus clientes para fechar contratos e realizar vendas. Uma boa prática de diversas dessas empresas é de arcar com os custos que ocorrem ao longo destes translados.

De acordo com a Abecs, associação que representa o setor de meios eletrônicos de pagamento, os gastos com cartões corporativos em 2022 totalizaram R$ 240,2 bilhões no ano, considerando débito e crédito, representando um aumento de 30% em relação a 2021.

Neste artigo, vamos apresentar todas as funcionalidades e as vantagens de adotar um cartão corporativo para a sua empresa. 

O que é o cartão corporativo?

Um cartão corporativo é um tipo de cartão de crédito ou débito emitido por uma empresa para seus colaboradores. Ele é usado para facilitar despesas relacionadas ao negócio, como viagens, aquisição de suprimentos, pagamento de contas, entre outros. 

Além disso, permitem que os colaboradores façam compras em nome da empresa sem usar seu próprio dinheiro. Dessa forma, os gastos realizados são pagos pela empresa, embora os funcionários possam ser responsáveis por comprovar as despesas e fornecer relatórios para fins de prestação de contas.

Os cartões corporativos geralmente têm limites de gastos definidos pela empresa e podem ser emitidos em nome específicos, departamentos ou projetos, o que ajuda a rastrear e controlar os gastos de forma mais eficiente.

Vantagens do cartão

Os benefícios do cartão corporativo podem ser diversos, tanto para a empresa quanto para os funcionários, os principais incluem:

Controle e gestão de despesas

Todas as transações são registradas e podem ser facilmente acompanhadas através de relatórios pelo setor financeiro. 

Por exemplo, imagine que um colaborador usou o cartão corporativo para comprar um item sem relação com o trabalho. Assim fica fácil os gestores detectarem essa compra e garantir que o funcionário seja responsabilizado pela despesa. 

Redução de processos burocráticos

Com o uso do cartão, os funcionários não precisam utilizar recursos próprios para efetuar despesas de trabalho e, consequentemente, não precisam passar pelo processo de reembolso, o que reduz a burocracia interna.

Segurança e controle de gastos

Os cartões podem ser configurados com limites de gastos, restrições de uso e podem ser protegidos por senhas, tornando-os mais seguros e controláveis em comparação com o uso de dinheiro em espécie.

Facilidade nas viagens a negócio

Para funcionários que viajam a trabalho com frequência, o cartão pode facilitar a gestão dos gastos, permitindo maior controle sobre as despesas relacionadas a hotéis, alimentação e transporte.

Quando e como o cartão corporativo pode ser usado?

O que pode ou não ser comprado com o cartão depende das políticas de despesas estabelecidas pela empresa. Geralmente, essas regras são elaboradas para garantir que o cartão seja utilizado somente para despesas relacionadas às atividades empresariais, como a compra de suprimentos de escritório ou viagens corporativas. 

As empresas podem exigir que haja uma aprovação prévia antes de usar o cartão. Além disso, podem ter um um sistema de controle de despesas que permite ao setor financeiro monitorar os gastos em tempo real.

Quais produtos podem ser comprados?

Algumas compras e políticas são mais comuns no mundo corporativo, veja alguns gastos recorrentes realizados por essa plataforma de pagamento:

• Despesas operacionais: Compra de suprimentos e materiais de escritório, combustível para translados corporativos (como visitar um cliente), impressões, entre outros.;

• Viagens a negócios: Pagamento de passagens aéreas, hospedagem, locação de veículos e refeições durante viagens a trabalho;

• Tecnologia: Aquisição de equipamentos, software ou serviços relacionados à tecnologia necessária para as atividades da empresa.

O que não pode ser comprado?

Normalmente, os funcionários não podem usar o cartão para despesas pessoais, como compras de roupas e eletrônicos para uso próprio, nem para bens e serviços que não estejam relacionados ao trabalho. Também são proibidas transações ilegais ou antiéticas, como a compra de tabaco, bebidas alcoólicas ou atividades ilegais, além de saques em dinheiro. 

Quais tipos de cartão existem?

Os cartões corporativos podem ser divididos em duas categorias principais: cartão pré-pago e cartão pós-pago. Cada tipo possui características distintas que atendem a diferentes necessidades das empresas.

O cartão pré-pago é carregado com um valor definido previamente pela empresa. Antes de utilizá-lo, é necessário depositar fundos na conta associada ao cartão. 

O cartão pós-pago funciona de maneira semelhante a um cartão de crédito convencional. Os funcionários podem realizar compras e transações, e, no final do período determinado pela empresa emissora do cartão, é enviada uma fatura com o detalhamento das despesas.

Quais critérios avaliar na hora de escolher o cartão de crédito?

Ao escolher um cartão corporativo, as empresas devem levar em consideração os seguintes critérios:

• Taxas e tarifas: É importante analisar as taxas associadas ao uso do cartão, como a de emissão, recarga e transação. Comparações entre diferentes provedores podem ajudar a identificar opções mais vantajosas;

• Limites de gastos: Verifique se o cartão permite estabelecer limites de gastos personalizados para cada funcionário ou projeto. Isso proporciona maior controle e evita gastos excessivos;

• Aceitação: É importante que o cartão contemple estabelecimentos nacionais e internacionais, tanto físicos quanto online.

• Benefícios adicionais: Alguns cartões corporativos oferecem benefícios extras, como programas de recompensas, descontos ou relatórios de gastos.

Além disso, é importante considerar a sua integração com os sistemas de gestão financeira da empresa, pois facilita o acompanhamento em tempo real das despesas. 

Por exemplo, os registros das compras são automaticamente integrados aos registros financeiros da empresa, eliminando a necessidade de conciliação de faturas manual. Isso reduz erros e retrabalho, tornando o processo mais rápido e eficiente. 

Vamos abordar as vantagens de um sistema de gestão de despesas no próximo tópico.

Por que adotar um sistema de gestão de despesas?

A implementação de um sistema de gestão de despesas juntamente com os cartões corporativos é importante independente do tamanho ou segmento da empresa, pois permite monitorar, controlar e analisar os gastos. 

Primeiramente, garantem um controle e uma transparência financeira mais rigorosos, permitindo o monitoramento em tempo real das transações e reduzindo o risco de fraudes. 

Além disso, aumentam a eficiência operacional ao automatizar processos, simplificar a geração de relatórios financeiros e reduzir a carga de trabalho manual.

Esses sistemas também asseguram a adesão às políticas de despesas da empresa, facilitam auditorias internas e externas e promovem a conformidade com regulamentações. A capacidade de análise detalhada das despesas permite identificar padrões de gasto e áreas onde é possível economizar, auxiliando na criação de orçamentos mais precisos e no planejamento financeiro de longo prazo. 

Um exemplo é a plataforma do Espresso App,  uma solução completa para automatizar sua gestão de despesas, adiantamentos e reembolsos. Com a plataforma é possível criar políticas de despesas, fluxos de aprovação e classificar as despesas para simplificar o controle financeiro. Além disso, você pode integrar com ERPs financeiros garantindo uma gestão unificada e eficiente.

Em resumo, um sistema de gestão de despesas com cartões corporativos proporciona economia de tempo, maior precisão dos dados, automação dos processos, redução de fraudes, beneficiando tanto a empresa quanto seus colaboradores.